Bagaimana untuk Berkomunikasi dengan Berkesan dalam Pelbagai Situasi Kerja?
Kita sering mendengar bahawa komunikasi yang berkesan adalah kunci kepada kejayaan perniagaan. Oleh itu, komunikasi yang berkesan adalah penting di tempat kerja. Namun, tidak semua situasi memerlukan pendekatan yang sama.
Apa itu komunikasi yang berkesan?
Ia adalah cara untuk menyampaikan maklumat melalui komunikasi yang jelas yang boleh difahami oleh semua pihak yang terlibat. Di dalam organisasi, komunikasi yang jelas adalah penting untuk memastikan bahawa mesej asal disampaikan secara konsisten dan ringkas. Ia melibatkan faktor-faktor berikut:
- Mudah difahami
- Pendek dan padat
- Spesifik dan pasti
- Tepat dan bebas dari kesilapan
- Logik dan teratur
- Lengkap dengan maklumat yang diperlukan
- Sopan dan beradab
Kerjasama Pasukan
Di tempat kerja ini, pemimpin dan orang dalam pasukan perlu menunjukkan kerjasama dan usaha untuk berkomunikasi secara berkesan. Pemimpin perlu memberi arahan yang jelas untuk memastikan setiap orang dalam pasukan memahami peranan, tugasan, tempoh masa dan apa yang diharapkan dari setiap individu. Sementara itu, setiap ahli pasukan perlu memberikan kemaskini berkala tentang tugas yang sedang dijalankan, seperti kemaskini kemajuan dan cabaran yang dihadapi setiap hari. Amalan ini membantu pasukan mendapatkan sokongan yang berguna apabila menghadapi cabaran dan mengetahui kemajuan masing-masing. Alat seperti Asana, Slack, dan Monday.com boleh membantu pasukan bekerjasama secara efektif, sama ada mereka berada di pejabat atau bekerja secara jauh.
Mesyuarat
Memandangkan interaksi bersemuka lebih berkesan, adalah penting untuk mengadakan setiap mesyuarat dengan bijak untuk memastikan ia produktif dan tidak membazir. Sebelum mesyuarat, perlu ada agenda yang jelas terlebih dahulu. Persediaan adalah kunci kepada mesyuarat yang produktif; tanpanya, komunikasi yang berkesan menjadi sukar. Selain itu, kekurangan persediaan boleh menyebabkan ketidakengagementan dan pendengaran yang buruk semasa mesyuarat. Apabila peserta memahami tujuan mesyuarat sebelumnya, mereka boleh menyumbang idea-idea yang bermakna, meningkatkan keberkesanan keseluruhan perbincangan. Selain itu, adalah penting untuk melibatkan hanya orang yang betul dalam mesyuarat. Ini adalah untuk memastikan daripada kekeliruan dan membuat keputusan yang betul. Di akhir mesyuarat, adalah penting untuk menekankan perkara-perkara penting yang dipelajari dan tindakan yang perlu diambil untuk memastikan kejelasan dan keserasian dengan apa yang telah dibincangkan.
Maklum Balas Prestasi
37% pengurus didapati berasa tidak selesa apabila mereka perlu memberi maklum balas tentang prestasi pekerja, mengikut kaji selidik Interact. Ini boleh disebabkan oleh tidak menerima latihan atau mereka yang baru menghadapi pengalaman ini. Untuk membuat perbezaan yang positif, mengatakan perkara yang betul adalah penting. Memberikan maklum balas yang boleh dilaksanakan menggunakan frasa ulasan yang sesuai, menekankan kelebihan dan bidang yang perlu diperbaiki untuk memberi penilaian yang terbaik. Memberikan maklum balas yang membina kepada pekerja mengenai prestasi mereka, kelebihan, bidang yang perlu diperbaiki, dan pembangunan kerjaya memerlukan kemahiran komunikasi yang berkesan untuk memastikan kejelasan, keadilan, dan motivasi.
Pemindahan Tugas
Apabila memindahkan tugas, komunikasi yang berkesan adalah penting untuk memastikan kejelasan, mengurangkan kekeliruan, dan meningkatkan produktiviti. Arahan yang jelas mengenai skop, tempoh masa, dan harapan untuk setiap tugas yang dipindahkan harus dijelaskan terlebih dahulu. Tanpa tugas yang ditakrifkan dengan jelas, proses pemindahan menjadi lebih lama. Sebagai contoh, apabila seorang pemimpin memindahkan tugas tanpa memberikan arahan yang lengkap, pasukan dibiarkan bingung. Ini menyebabkan pasukan perlu mendekati pemimpin, menjadikan kemajuan menjadi lebih lama. Oleh itu, komunikasi yang berkesan adalah penting agar tugas dapat dilaksanakan dengan cara yang berkesan.
Pengurusan Krisis
Semasa kecemasan, komunikasi yang baik adalah sangat penting untuk menguruskan situasi. Sama seperti kerjasama pasukan, apabila pasukan bekerja bersama, setiap orang perlu terlibat supaya mereka tahu apa yang berlaku. Kejujuran dan terbuka adalah penting, kerana pasukan perlu memahami seberapa serius krisis tersebut, apa yang mungkin berlaku, dan apa yang sedang dilakukan untuk membaikinya. Berkomunikasi membantu mereka yang terlibat merasa tenang dan yakin walaupun keadaan tidak pasti. Sebagai contoh, jika terdapat bencana alam seperti ribut taufan, sebuah syarikat boleh menggunakan pelbagai cara untuk berkomunikasi seperti emel, mesej teks, dan media sosial. Mereka boleh memberikan kemaskini tentang pelan pengevacuan, di mana tempat perlindungan berada, dan apa yang akan berlaku selepas bencana. Ini memastikan bahawa pekerja dan pihak lain yang terlibat dimaklumkan dengan baik dan boleh mengambil tindakan yang betul untuk kekal selamat dan mengurangkan risiko.
Kesimpulan
Komunikasi yang berkesan adalah kemahiran yang serba boleh yang boleh disesuaikan dengan pelbagai situasi tempat kerja. Dengan menyesuaikan pendekatan anda untuk sesuaikan konteks, sama ada itu kerjasama pasukan, mesyuarat, maklum balas prestasi, pemindahan tugas, atau pengurusan krisis, anda boleh meningkatkan keberkesanan anda dan mencapai hasil yang lebih baik. Ingatlah untuk menjadi jelas, ringkas, dan bertimbang rasa dalam komunikasi anda untuk memastikan kejelasan dan keserasian dengan objektif anda. Terus memperbaiki kemahiran komunikasi anda akan membantu anda menjadi seorang yang lebih yakin dan berjaya dalam berkomunikasi di mana-mana persekitaran kerja.
Penafian: Terjemahan dari bahasa Inggeris ke bahasa Melayu ini dihasilkan oleh kecerdasan buatan (AI).
